La Sfida

Il settore delle installazioni impiantistiche – come più in generale l’edilizia – sconta un gap di digitalizzazione significativo, che si riflette direttamente sulla qualità dei dati raccolti durante gli interventi. C.I.E.B. è una micro-impresa con 4 operai e una segretaria e, oltre alle email, non disponeva di alcun software gestionale, usava calendari cartacei e gestiva i rapportini a mano.

Il processo era interamente analogico: l’operaio compilava il foglio a fine intervento, spesso di fretta prima di raggiungere il cliente successivo; la segretaria lo riscriveva poi su Word o PDF. Questo flusso generava due criticità strutturali:

• Perdita di dati: gli operai, dovendo scrivere su carta in tempi ridotti, riducevano al minimo le informazioni inserite saltando dettagli su guasti, esigenze del cliente, caratteristiche dell’impianto;
• Inefficienza amministrativa: la doppia trascrizione manuale consumava tempo e introduceva errori di interpretazione della scrittura a mano.

Come evidenziato dalle analisi del WP1 del progetto da parte di JSI, le principali barriere all’adozione dell’IA nel settore edile non sono tecnologiche, ma organizzative e umane: scarse competenze digitali e resistenza al cambiamento. La sfida non era quindi trovare una tecnologia sofisticata, ma progettarne una abbastanza semplice da essere accettata e usata ogni giorno da operai in mobilità.

La Soluzione

Il sistema riduce l’attività digitale degli operai alla sola registrazione di un messaggio vocale: un’operazione alla portata di tutti, eseguibile anche mentre ci si trova in movimento.

Il team di InfoFactory, dopo un’analisi desk e tre sessioni di lavoro con l’azienda, ha progettato e sviluppato un form digitale responsive – il rapportino – ottimizzato per smartphone e costruito su tecnologie di IA generativa open source in cloud, così da contenere al massimo i costi di mantenimento (proporzionali al consumo effettivo delle API).

Il form include:

• Dettatura vocale + trascrizione automatica (speech-to-text): l’operaio parla liberamente al telefono per descrivere l’intervento; l’IA trascrive e compila i campi;

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  Entity extraction: il sistema identifica automaticamente dati strutturati (tipologia guasto, cliente, durata, note) e li scrive nei campi corretti;

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  Allegati fotografici: possibilità di scattare o caricare foto dell’impianto, del guasto o del cantiere direttamente dal modulo;

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  Firma digitale del tecnico e del cliente;

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  Generazione PDF del rapportino, consultabile da remoto da segreteria e titolare di C.I.E.B.

L’interfaccia mostrata all’operaio presenta in primo piano un unico pulsante: “Registra vocale” semplificando al massimo la procedura per chi non ha familiarità con gli strumenti digitali.

La soluzione è stata testata con una demo funzionante, con il coinvolgimento diretto degli operai nelle sessioni di prova. Il riscontro è stato positivo: nessuna resistenza significativa, e l’approccio vocale è stato percepito come naturale e compatibile con i ritmi di lavoro. La segreteria ha evidenziato i benefici immediati: addio alla doppia trascrizione, dati più completi, archiviazione automatica.

InfoFactory ha inoltre delineato estensioni future della soluzione, in un’ottica di miglioramento progressivo: integrazione con un calendario digitale per precompilare i rapportini dagli appuntamenti, e trasformazione delle anagrafiche in entità strutturate per generare report aggregati per cliente o per periodo – dati oggi trasferiti manualmente su Excel.

La pilot action ha confermato che l’IA non deve essere proposta come tecnologia avanzata, ma come supporto concreto a un problema quotidiano.

Per le microimprese del settore, il percorso verso la digitalizzazione funziona quando è graduato, proporzionato alle competenze disponibili e accompagnato passo dopo passo.

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Pilot action realizzata nell’ambito del progetto Circular.Buildings – Interreg Italia-Slovenija, cofinanziato dall’Unione Europea.